Microsite sự kiện offline cần những trang nào? Câu trả lời nhanh cho người đang chuẩn bị
Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một hội thảo hay triển lãm và muốn làm microsite, tối thiểu bạn cần bốn trang. Đó là trang chính, trang lịch trình, trang đăng ký và trang bản đồ địa điểm. Sự kiện có diễn giả nổi bật hay gian hàng tài trợ thì nên tách thêm một trang cho đối tác. Mình sẽ đi qua từng trang theo đúng cách đội ngũ bên mình vẫn làm khi nhận dự án.
Nhiều người bất ngờ khi biết microsite sự kiện khác hẳn microsite ra mắt sản phẩm. Người đọc ở đây quan tâm đến giờ giấc và đường đi hơn là tính năng. Hãy hình dung một người nhận lời mời trong tuần. Họ muốn biết sáng thứ Bảy có gì, đi đường nào và có phải đăng ký không. Trang của bạn cần trả lời đúng những câu đó, theo đúng thứ tự họ thắc mắc.
Theo kinh nghiệm của mình, trang đăng ký và trang lịch trình thường quyết định người ta có đến hay không. Hai trang này nên được hoàn thiện sớm nhất, trước cả phần nội dung giới thiệu bóng bẩy. Từng có chiến dịch dành nhiều tuần cho hình ảnh đẹp, nhưng đến lúc test mới phát hiện form đăng ký không gửi được email. Lỗi kiểu đó rất dễ tránh nếu bạn ưu tiên đúng thứ tự.
Vì sao sự kiện offline cần cấu trúc microsite riêng
Người tham dự không đọc microsite như đọc một bài báo. Họ tìm thông tin theo từng tình huống cụ thể. Họ hỏi kiểu hôm nay có gì, đi đường nào, cần mang theo gì. Mỗi câu hỏi nên dẫn thẳng về đúng một trang, không bắt họ lục lọi.
Nếu gom tất cả vào một trang duy nhất, người đọc rất dễ lạc giữa phần giới thiệu hào hứng và phần hậu cần khô khan. Họ cuộn mãi mà không thấy giờ bắt đầu, và đó là lúc nhiều người thoát ra. Tách thành nhiều trang còn giúp bạn đo được hành vi từng nhóm. Bạn sẽ biết ai dừng ở trang đăng ký, ai mở bản đồ sát ngày, từ đó điều chỉnh đúng chỗ cần sửa.
Trang chính: nói rõ sự kiện là gì trong 5 giây đầu
Đây là chỗ người đọc quyết định ở lại hay rời đi. Tên sự kiện, thời gian, địa điểm và đối tượng phù hợp phải nằm ngay màn hình đầu tiên. Đừng giấu chúng sau một đoạn chào mừng dài dòng.
Chỉ nên có một nút đăng ký chính. Khi trang có ba bốn nút cạnh tranh nhau, người đọc không biết bấm cái nào và thường không bấm cái nào cả. Hình ảnh cũng quan trọng. Ảnh không gian thực tế, dù là ảnh năm trước hay ảnh phòng thử, luôn đáng giá hơn ảnh stock. Người lạ nhìn ảnh thật sẽ hình dung được mình sẽ ngồi ở đâu.
Trang lịch trình: thiết kế để người đọc lướt nhanh
Lịch trình là trang được mở nhiều nhất trong những ngày gần sự kiện. Người ta mở để xem phiên nào đáng đi, nên trang cần chia rõ theo khung giờ và phân khu. Một danh sách phẳng với hàng chục mục không phân nhóm sẽ khiến ai cũng phải kéo đi kéo lại.
Mỗi mục nên có đủ tiêu đề, tên người nói và thời lượng. Thiếu một trong ba, người đọc phải tự đoán. Đoán sai thì họ khó chịu, và rất có thể sẽ không quay lại.
Hãy đánh dấu các phiên quan trọng và những phiên cần đăng ký chỗ riêng. Với phiên có sức chứa giới hạn, một ký hiệu nhỏ là đủ để người đọc hiểu họ cần quay lại trang đăng ký. Tính năng thêm vào lịch cá nhân tuy nhỏ nhưng giữ người đọc quay lại nhiều lần trong tuần trước sự kiện.
Trang đăng ký: giữ form ngắn và rõ mục đích
Form đăng ký là nơi bị bỏ dở nhiều nhất. Mỗi trường thêm vào là thêm một lý do để người ta thôi. Chỉ hỏi những gì thật sự cần để xếp chỗ và liên hệ: họ tên, email, số điện thoại và đơn vị công tác.
Ghi rõ trường nào bắt buộc và vì sao bạn cần thông tin đó. Ví dụ, đơn vị công tác được dùng để xếp bàn theo ngành, không phải để chào bán. Khi hiểu mục đích, người đọc sẽ yên tâm điền đầy đủ hơn.
Ngay sau khi đăng ký, gửi email xác nhận kèm mã check-in. Đây là khoảnh khắc người ta cần sự chắc chắn. Một email đến đúng lúc giúp giảm đáng kể số câu hỏi gửi về hộp thư của bạn. Nếu muốn nút đăng ký rõ ràng hơn, bạn có thể tham khảo cách viết call to action thu hút cho landing page để làm nổi bật lời kêu gọi ở đúng chỗ.
Trang bản đồ và hướng dẫn di chuyển
Đừng chỉ gắn một đường link bản đồ rồi xem như xong. Người lớn tuổi hoặc người ít dùng ứng dụng bản đồ thường không mở được link đó. Hãy viết hướng dẫn bằng chữ, kèm bản đồ đi cùng.
Ghi rõ điểm đỗ xe, cổng vào, tuyến xe buýt và ga metro gần nhất. Nếu có ảnh cổng vào, người lạ sẽ nhận ra đúng chỗ thay vì đi vòng quanh tòa nhà. Thêm giờ mở cửa, khu vực gửi xe và số hỗ trợ tại chỗ vào cùng trang. Sáng ngày diễn ra, đây thường là trang người ta mở đầu tiên.
Trang dành cho diễn giả và đối tác
Trang này không bắt buộc, nhưng nếu sự kiện có diễn giả nổi bật hoặc gian hàng tài trợ thì nên tách riêng. Hồ sơ diễn giả nên ngắn gọn, có ảnh và chủ đề trình bày, đủ để người tham dự quyết định nghe phiên nào.
Với đối tác, bạn cần thông tin gian hàng, các gói tài trợ và một mẫu liên hệ riêng. Nếu nhét lẫn vào trang đăng ký, người tham dự sẽ bối rối không biết mình đang ở đâu, và đối tác cũng khó tìm đúng đầu mối.
Chi phí và thời gian làm microsite sự kiện: con số tham khảo
Một microsite bốn đến năm trang thường mất khoảng hai đến ba tuần, tính từ lúc chốt nội dung đến khi go-live. Thời gian dao động tùy khối lượng nội dung cần biên tập. Nguyên nhân làm chậm nhiều nhất thường là chờ ảnh hoặc lịch trình từ phía khách.
Gói làm theo template thường rẻ hơn thiết kế riêng đáng kể. Tuy nhiên bạn phải chuẩn bị sẵn ảnh, lịch trình và bản đồ từ đầu, nếu không việc tiết kiệm sẽ thành con số không. Khi hỏi báo giá, đừng chỉ hỏi tổng tiền. Hãy yêu cầu tính theo số trang và số lần chỉnh sửa, để hiểu mình đang trả cho cái gì.
- Yêu cầu báo giá theo số trang
- Hỏi rõ số lần chỉnh sửa được tính trong gói
- Xác định trước phần nào có thể cắt giảm nếu ngân sách hạn hẹp
Lỗi thường gặp khi làm microsite sự kiện offline
Lỗi phổ biến nhất là quên cập nhật lịch trình khi có thay đổi diễn giả. Một phiên đổi người mà trang vẫn ghi tên cũ là đủ để nhận khiếu nại ngay trong ngày diễn ra. Đội ngũ bên mình từng gặp tình huống này và phải xử lý gấp trong vài tiếng đồng hồ.
Form đăng ký quá dài cũng là sai lầm kinh điển. Chúng tôi từng thấy tỷ lệ hoàn tất giảm rõ rệt chỉ vì thêm hai trường không cần thiết. Thiếu hướng dẫn bằng chữ, chỉ có link bản đồ, cũng khiến nhiều người lạc đường ngay trước cổng.
Mục cuối thường bị bỏ qua là phương án cho người đăng ký nhưng không đến. Một sự kiện đầy chỗ mà nhiều người vắng mặt sẽ rất lãng phí. Nên có danh sách chờ hoặc nhắc lại trước một ngày.
Ứng dụng vào chiến dịch: nên triển khai theo thứ tự nào
Hoàn thiện trang đăng ký và trang chính trước, vì hai trang này thu hút người quan tâm sớm nhất. Lúc này lịch trình có thể chưa đầy đủ, nhưng bạn đã có thể bắt đầu gom danh sách và đo lượng đăng ký ban đầu.
Mở trang lịch trình khi đã chốt xong phiên và diễn giả. Đưa lịch lên quá sớm khi chưa chắc chắn chỉ khiến bạn phải sửa đi sửa lại nhiều lần, và người xem sẽ mất niềm tin vào thông tin.
Đưa trang bản đồ và check-in lên trước ngày diễn ra ba đến năm ngày. Nếu để sát giờ mới làm, bạn sẽ không còn thời gian kiểm tra đường đi và thử email xác nhận. Muốn hiểu rõ vai trò từng loại trang trước khi bắt tay vào làm, bạn có thể đọc Microsite là gì? Phân biệt với landing page và website.
Câu hỏi thường gặp
Microsite sự kiện offline có cần trang riêng cho từng ngày không?
Chỉ cần khi sự kiện kéo dài nhiều ngày với nội dung khác nhau. Nếu hai ngày giống nhau về địa điểm, một trang lịch trình có chia theo ngày là đủ. Trang riêng cho từng ngày khiến người đọc phải nhảy qua lại và dễ bỏ sót thông tin.
Nên đặt form đăng ký ở đâu để tăng tỷ lệ đăng ký?
Đặt nút đăng ký ở đầu trang chính và lặp lại ở cuối trang lịch trình, nơi người đọc vừa tìm được phiên mình thích. Không nên chôn form ở cuối trang chính, vì nhiều người không cuộn tới đó.
Có cần làm bản tiếng Anh cho sự kiện trong nước không?
Tùy đối tượng. Nếu có diễn giả quốc tế hoặc khách nước ngoài, bản tiếng Anh cho trang chính và lịch trình là đáng làm. Nếu chỉ phục vụ người Việt, làm thêm bản tiếng Anh thường tốn công mà ít người dùng.
Sau khi sự kiện kết thúc, nên giữ microsite trong bao lâu?
Nên giữ ít nhất vài tháng để người quan tâm xem lại tài liệu hoặc ảnh. Sau đó có thể chuyển sang trang lưu trữ đơn giản và gỡ form đăng ký để tránh nhầm lẫn.
Làm microsite sự kiện có cần công cụ thanh toán vé không?
Chỉ cần khi sự kiện thu phí. Với sự kiện miễn phí, form đăng ký là đủ. Khi có vé trả phí, hãy kiểm tra kỹ quy trình thanh toán và email xác nhận trước khi công bố, vì sự cố ở khâu này làm mất niềm tin rất nhanh.